การบริหาร TQM คืออะไร BPR คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร

การบริหาร TQM คืออะไร BPR คืออะไร  แตกต่างกันอย่างไร

  TQM

                 TQM (Total Quality Management) เป็นระบบบริหารคุณภาพที่มุ่งเน้นการให้ความสำคัญสูงสุดต่อลูกค้าภายใต้ความร่วมมือของพนักงานทั่วทั้งองค์กรที่จะปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการได้ TQM จึงเป็นแนวทางที่หลายองค์กรนำมาใช้ปรับปรุงงาน 
           ระบบ TQM เป็นระบบที่มองภาพรวมทั้งองค์กร ระบบนี้ลูกค้าจะเป็นผู้กำหนดมาตรฐานหรือความต้องการ เป็นระบบที่ปรับปรุงการวางแผน การจัดองค์กร และการทำความเข้าใจในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบุคคลในแต่ละระดับเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ให้มีความยืดหยุ่นเพื่อที่จะสามารถแข่งขันได้ TQM เป็นระบบที่สามารถนำไปใช้ได้กับทุกองค์กร ประสิทธิภาพของการจัดองค์กรในระบบนี้ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามบทบาทหน้าที่ของทุกคนในการนำองค์กรไปสู่เป้าหมาย โดยที่

·        Total      ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการบริหาร

                              ระบบคุณภาพ

·        Quality การสร้างความพึงพอใจของลูกค้า

            โดยใช้แนวความคิดเชิงระบบของการจัดการ

·        Management ระบบการบริหารจัดการคุณภาพ

ทำไมต้องจึงต้องทำ TQM

      TQM    เป็นระบบการจัดการที่เน้นมนุษย์ (a people-focused management system)     กล่าวคือ เป็นกระบวนการทางวัฒนธรรมที่มุ่งเปลี่ยนแปลงคนทั้งหมดในองค์การ เพื่อให้หันมาสนใจปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายสูงสุด คือการสร้างความเป็นเลิศในระดับโลก TQM มีความหมายหลายอย่างในตัวเอง กล่าวคือเป็นทั้งกลยุทธ์ เทคนิค ระบบการจัดการ รวมไปถึงปรัชญาและเครื่องมือในการแก้ปัญหาขององค์การ สาเหตุที่ TQM มีความสำคัญก็เพราะการเปลี่ยนแปลงทางด้านการผลิต  การตลาด และการเงิน เนื่องจากองค์การต้องการพัฒนาประสิทธิภาพเพื่อต่อสู้กับการแข่งขัน โดยมีกระแสโลกาภิวัฒน์เป็นตัวเร่งตลาดและการแข่งขันเปิดกว้างออกอย่างไร้พรมแดน องค์การต้องหาทางลดต้นทุนและเพิ่มคุณภาพ เพื่อเอาตัวรอดและสร้างความเจริญก้าวหน้า ประกอบกับมีตัวอย่างความสำเร็จของ  TQM   จากกิจการต่าง ๆ ทั้งในประเทศญี่ปุ่น ประเทศตะวันตกและประเทศอื่น ๆ   ทั่วโลก(เรืองวิทย์,  2549)

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับ TQM

คุณภาพ หมายถึงการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน หรือข้อกำหนดที่ต้องการ โดยสร้างความพอใจให้กับลูกค้า และมีต้นทุนการดำเนินงานที่ต่ำที่สุด โดยสามารถอธิบายพัฒนาการของแนวคิดด้านคุณภาพของนักคิดด้านการจัดการคุณภาพดังนี้โดยสรุปพัฒนาการของแนวคิดด้านคุณภาพสามารถ แบ่งได้ 4 ระดับ ได้แก่

1.เหมาะสมกับมาตรฐาน (Fitness to Standard)  การกำหนดคุณภาพตามมาตรฐานจะเป็น

การกำหนดคุณภาพตามความต้องการของผู้ออกแบบ โดยผู้ควบคุมคุณภาพจะทดสอบว่าผลิตภัณฑ์เป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่ และพยายามรักษาคุณภาพจากการตรวจสอบในกระบวนการผลิต
                2.เหมาะสมกับประโยชน์ใช้สอย (Fitness to Use)  การสร้างสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ และตอบสนองความต้องการใช้งาน จะมีความละเอียดอ่อนในการดำเนินงานที่ทุกกระบวนการในการผลิตโดยการบริการจะต้องเชื่อมโยงและสร้างคุณค่าในการใช้งานแก่ลูกค้า โดยศึกษาความต้องการ เพื่อนำมาพัฒนาปรับปรุงการดำเนินงานของธุรกิจอยู่เสมอ

3.เหมาะสมกับต้นทุน (Fitness to Cost) ผู้ที่ผลิตสินค้า หรือบริการที่มีคุณภาพสูง และต้นทุนต่ำจะสามารถกำหนดราคาที่เหมาะสม  และสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ในรูปแบบที่หลากหลาย โดยเฉพาะกลยุทธ์การเป็นผู้นำด้านต้นทุน (Cost Leadership) ซึ่งผู้ผลิตจะใช้เทคนิคการบริหาร กระบวนการ เทคโนโลยี และทรัพยากรมนุษย์ เพื่อลดความผิดพลาด และอุปสรรคในการดำเนินงานให้ต่ำที่สุด

                4.เหมาะสมกับความต้องการที่แฝงเร้น  (Fitness to Latent Requirements) องค์การค้าธุรกิจในยุคโลกาภิวัตน์  ไม่เพียงแต่จะต้องสร้างสินค้าและบริการในรูปแบบเดิม  แต่จะต้องศึกษา ค้นหา และนำเสนอความต้องการที่ลูกค้ายังไม่ตระหนัก ซึ่งจะสร้างคุณค่าเพิ่ม (Value Added) ให้แก่ผลิตภัณฑ์ และบริการเพื่อสร้างความชื่นชมจากลูกค้า ซึ่งจะช่วยสร้างความก้าวหน้าและความสำเร็จให้แก่ธุรกิจ

วัตถุประสงค์ทั่วไปของ TQM 

                1.  เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

                2.  เพื่อพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมทุกด้าน

                3.  เพื่อความอยู่รอดขององค์กรและสามารถเจริญเติบโตอย่างไม่หยุดยั้ง ภายใต้ภาวการณ์ แข่งขันที่รุนแรง

                4.  เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงานทุกคน

5.  เพื่อรักษาผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น

6.  เพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม

วัตถุประสงค์สำคัญที่สุด

                เพื่อการพัฒนาบุคลากรให้สามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่  โดยการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงงานและปรับปรุงคุณภาพของสินค้าหรือบริการ  อันจะทำให้คุณภาพชีวิตของพนักงานทุกคนดีขึ้น อย่างต่อเนื่อง

หลักการสำคัญ ของ  TQM

                1. การให้ความสำคัญกับลูกค้า (Customer Oriented)
                ลูกค้าเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้ธุรกิจอยู่รอด และความมุ่งหมายเดียวของธุรกิจ คือ การสร้างและรักษาลูกค้าการให้ความสำคัญกับลูกค้าจะไม่ถูกจำกัดอยู่ที่ลูกค้าจริงๆหรือที่เรียกว่า ลูกค้าภายนอก (External Customer) ที่ซื้อสินค้าหรือบริการของธุรกิจเท่านั้น แต่จะขยายตัวคลอบคลุมไปถึงพนักงาน หรือหน่วยงานที่อยู่ถัดไปจากเราซึ่งรอรับผลงานหรือบริการจากเรา ที่เรียกว่า ลูกค้าภายใน (Internal Customer) โดยเราจะทำหน้าที่เป็น ผู้ที่ส่งมอบภายใน (Internal Supplier) ในการส่งมอบผลงานและสร้างความพอใจให้แก่พวกเขา ซึ่งจะสร้างความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันเป็น ห่วงโซ่คุณภาพ (Quality Chain)

ตารางที่ 1  แสดงหน้าที่ของลูกค้าและผู้ส่งมอบ

ลูกค้า	ผู้ส่งมอบ
1. ใครเป็นลูกค้าที่ต้องการผลงานของเรา	1. ใครเป็นผู้ส่งมอบของเรา
2. อะไรเป็นความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า	2. อะไรเป็นความต้องการที่แท้จริงของเรา
3. เราจะหาความต้องการของลุกค้าได้อย่างไร และเราสามารถรับรู้การเปลี่ยนแปลงความต้องการของลูกค้าได้อย่างไร	3. เราจะสื่อสารความต้องการของเราถึงผู้ส่งมอบอย่างไร และเราจะทำให้ผู้ส่งมอบเข้าใจความต้องการของเราอย่างไร
4. เราจะวัดความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างไร	4. ผู้ส่งมอบของเรามีความสามารถในการตอบสนองความต้องการของเราหรือไม่และเพียงใด
5. เรามีความสามารถในการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าหรือไม่และเราต้อปรับปรุง เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า	5. ถ้าเรามีความต้องการเปลี่ยนแปลงเราจะแจ้งต่อผู้ส่งมอบอย่างไร
ลูกค้า	ผู้ส่งมอบ
6. เราสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตลอดเวลาหรือไม่ และเราจะสามารถป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาการไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างไร

               

2. การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
                องค์การที่จะทำ TQM จะต้องกล้าตัดสินใจ แก้ไขปรับปรุง และเปลี่ยนแปลง ก่อนที่จะไม่มีโอกาสแม้จะดำรงอยู่ต่อไปในสังคมซึ่งเราสามารถดำเนินงานได้ดังนี้
                                2.1 ศึกษา วิเคราะห์และทบทวนข้อมูลการดำเนินงานและสภาพแวดล้อมเพื่อหาแนวทางในการพัฒนา และปรับปรุงคุณภาพของระบบและผลลัพธ์อย่างสร้างสรรค์ และต่อเนื่อง

                                2.2 พยายามหาวิธีในการแก้ไขปัญหา และพัฒนาการดำเนินงานที่เรียบง่ายแต่ให้ผลลัพธ์สูง
                                2.3 ติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลงานอย่างเป็นระบบ เป็นธรรมชาติและไม่สร้างความสูญเสียจากการตรวจสอบ

                3. สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วม (Employees Involvement)
                ตั้งแต่พนักงานระดับปฏิบัติการ จนถึงหัวหน้าคณะผู้บริหาร (Chief Executive Officers) หรือ CEOS ที่ไม่ใช่เพียงปฏิบัติงานแบบขอไปทีเท่านั้นแต่ต้องมีความเข้าใจและยอมรับในการสร้างคุณภาพสูงสุดให้เกิดขึ้น ไม่เฉพาะบุคคลในหน่วยงาน แต่ทุกหน่วยงานจะต้องร่วมมือกันในการพัฒนาคุณภาพของธุรกิจอย่างสอดคล้องและลงตัว โดยมองข้ามกำแพงหรือฝ่าย/แผนกที่แตกต่างกัน แต่ทุกคนต้องปฏิบัติงานในฐานะสมาชิกขององค์การคุณภาพเดียวกัน เพื่อให้สมาชิกสามารถทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น และถูกต้องเสมอ โดยอาจจะจัดตั้งทีมงานข้ามสายงาน (Cross Functional Team) เข้ามาร่วมรับผิดชอบในการดำเนินงาน และพัฒนาคุณภาพของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง โดยทีมงานจะเป็นกลจักรสำคัญในการผลักดันธุรกิจไปข้างหน้าอย่างสม่ำเสมอ

 ประโยชน์ของTQM

                1.ช่วยให้ผู้บริหารและองค์การสามารถรับรู้ปัญหาของลูกค้า และความต้องการที่แท้จริงของตลาด เพื่อให้การผลิตสินค้าและบริการตรงกับความต้องการตอบสนองความพึงพอใจแก่ลูกค้า 2.ให้ความสำคัญกับระบบที่เรียบง่ายและผลลัพธ์ที่ลดความสูญเสียและความสูญเปล่าในการดำเนินงาน และการบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ

                3.พัฒนาระบบ ขั้นตอน และการจัดเก็บข้อมูลการทำงาน ให้มีประสิทธิภาพ โปร่งใส ตรวจสอบได้ แก้ไขง่าย ไม่เสียเวลากับงานที่ไม่เพิ่มคุณค่าให้กับธุรกิจ

                4.พนักงานมีส่วนร่วมในการดินเนินงาน การแก้ไขปัญหา และการสร้างรายได้ของธุรกิจ ทำให้พนักงานมีความพึงพอใจในงาน

                5.มุ่งพัฒนาการดำเนินงานขององค์การ ให้มีคุณภาพสูงสุดในทุกมิติ

 (ณัฐพันธ์ เขจรนันท์,2545:67-68)

องค์ประกอบหลักของ TQM

                การนำ TQM ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จต้องยึดถือองค์ประกอบหลัก 7 ประการ คือ

1.       ภาวะผู้นำของผู้บริหาร (leadership)

2.       การได้รับการศึกษาและการอบรมของบุคลากร (education and training)

3.       การจัดโครงสร้างที่ เกื้อหนุน (supportive structure)

4.       การมีช่องการติดต่อสื่อสาร (communication) ที่ มีประสิทธิภาพ

5.       การพิจารณารางวัลและความชอบ (reward and recognition)

6.       การใช้กระบวนการทางสถิติ(statistical process control) หรือ การวัดผลการปฏิบัติงาน (measurement) และ

7.       การทำงานเป็นทีม(teamwork)

ที่มา : ดัดแปลงจาก Tenner, Arthur R. and Detoro, Irving J. Total Quality Management : three steps to continuous, Massachusetts : Addison-Wesley Publishing company, Inc., 1992.

อย่างไรก็ตามในการนำแนวคิดเกี่ยวกับการบริหารคุณภาพแบบมุ่งคุณภาพทั้งองค์การมาใช้

ในองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น องค์การนั้นจะต้องดำเนินการประกาศนโยบายคุณภาพ (QualityPolicy)และกำหนดระบบงานขององค์การให้มีกิจกรรมที่ มุ่งคุณภาพงาน เพื่อให้ได้คุณภาพของผลงาน(Quality Products) และในทุกขั้นตอนของกิจกรรมจะต้องเน้นการปรับปรุงคุณภาพของการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

การนำหลักการ Deming มาใช้กับ TQM 
                คุณภาพเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินงาน ดังนั้นในการสร้างคุณภาพให้เกิดขึ้นกับองค์การ Deming ได้นำเสนอ วงจรPDCA (Plan, Do, Check, Act) เพื่อเป็นหลักในการเริ่มต้นการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
ส่วนประกอบทั้ง 4 ด้าน สามารถอธิบายได้ดังนี้

                1. การวางแผน (Plan) ขั้นตอนการวางแผนถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด โดยจุดเริ่มต้นจะต้องมีการตระหนักถึงปัญหาและกำหนดปัญหาที่จะแก้ไข มีการเก็บรวบรวมข้อมูล เลือกทางเลือก และวิเคราะห์ทางเลือกเพื่อเลือกวิธีที่จะใช้ในการแก้ไขปัญหา

                2. การปฏิบัติ (Do) นำทางเลือกที่ตัดสินใจไปสู่การปฏิบัติโดยมั่นใจว่าผู้รับผิดชอบได้ตระหนักถึงวัตถุประสงค์ และความจำเป็นอย่างถ่องแท้แล้ว และให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินงานตามแผน รู้ถึงรายละเอียดและขั้นตอนต่าง ๆ มีการจัดอบรมเพื่อดำเนินงานตามแผน และมีการจัดทรัพยากรที่จำเป็น

          3. การตรวจสอบ (Check) มีการติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการปฏิบัติงาน การประเมินควรประเมินการดำเนินงานขององค์การว่าสามารถดำเนินงานได้ตามแผนหรือไม่ และเนื้อหาสาระของแผนมีความครบถ้วนหรือไม่ หากการประเมินพบว่าผลงานออกมาได้ถูกต้องตรงตามเป้าหมายก็สามารถนำไปจัดทำเป็นมาตรฐานสำหรับการดำเนินงานในครั้งต่อไปได้

                4. การปรับปรุงแก้ไข (Act) ในการปฏิบัติงานมีการกำหนดมาตรฐานจากผลการดำเนินงานเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติในอนาคต และทำการแก้ไขในส่วนที่ทำให้ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ได้รับการยอมรับจากทุกฝ่ายแล้วจัดทำเป็นรายงานเพื่อให้ผู้บริหารและหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์การทราบ สิ่งที่สำคัญถ้าหากพบว่าการไม่วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นเกิดจากการวางแผนที่ไม่ดีตั้งแต่ต้น องค์การจะต้องหาสาเหตุของการวางแผนที่ไม่ดีก่อน แล้วจึงทำการปรับปรุงคุณภาพการวางแผน และปรับปรุงเนื้อหาของแผนด้วย 

การนำ TQM ไปประยุกต์ปฏิบัติเพื่อให้เกิดองค์การคุณภาพ

                องค์การคุณภาพ (Quality Organization) นั้นจะต้องมีการปรับเปลี่ยนตลอดเวลาเนื่องจากคุณภาพเป็นพลวัต ดังนั้นในการประเมินรูปธรรมขององค์การคุณภาพนั้นจึงค่อนข้างทำได้ยาก แต่อย่างไรก็ตามคุณสมบัติโดยทั่วไปขององค์การคุณภาพสามารถพิจารณาได้ตามเกณฑ์การพิจารณาให้รางวัลคุณภาพ Malcolm Baldrige (Malcolm Baldrige Quality Award) หรือ MBQA ของสหรัฐอเมริกา ดังนี้คือ

                1. ภาวะผู้นำ (Leadership)
                2. ข้อมูลสารสนเทศและการวิเคราะห์ข้อมูลสารสนเทศ (Information and Analysis)
                3. การวางแผนคุณภาพเชิงกลยุทธ์(Strategic Quality Planning)
                4. การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Development and Management)
                5. การจัดกระบวนการคุณภาพ (Management of Process Quality)
                6.คุณภาพและผลการดำเนินงาน(Quality and Operation Results)

                การนำ TQM ไปประยุกต์ใช้ในองค์การให้เกิดผลนั้น ต้องมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง และเป็นสิ่งที่คุ้มค่ามากหากองค์การสามารถดำเนินงานเพื่อสร้าง TQM ให้เกิดขึ้นในองค์การได้ ขั้นตอนในการนำ TQM ไปสู่การปฏิบัติมีดังนี้

                1. การคัดเลือกและแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการพัฒนาคุณภาพขององค์การ โดยผู้บริหารระดับสูงที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปในองค์การ และผู้ที่ผ่านการคัดเลือกต้องสามารถทำงานเต็มเวลาได้ คอยติดตาม ตรวจสอบ ประเมิน และแก้ไขปัญหาได้

                2. การวางแผนปฏิบัติ ผู้บริหารและทีมงานร่วมกันกำหนดวิสัยทัศน์ นโยบาย และกลยุทธ์ด้านคุณภาพ เพื่อใช้เป็นกรอบในการกำหนดแผนระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว โดยมีการกำหนดเวลา มีการสื่อสารให้เข้าใจทั่วทั้งองค์การเพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารจัดการ TQM มีการพัฒนาผู้นำและสร้างทีมงาน มีการอบรมความรู้และทักษะในการบริหารคุณภาพ มีการปลูกฝังวัฒนธรรม TQM มีการจัดทำระบบเอกสารเพื่อไม่ให้เสียเวลากับงานเอกสาร มีการปรับโครงสร้างและระบบงาน มีการเปลี่ยนระบบประเมินผลและการให้รางวัลโดยให้ความสำคัญกับผลงานของทีม

                3. การดำเนินงาน มีการนำแผนไปปฏิบัติอย่างเป็นระบบ ให้สอดคล้องตามแผนแม่บท เปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมีส่วนร่วม มีการแก้ไขปัญหาที่สาเหตุและเป็นระบบ

                4. ติดตาม ตรวจสอบ ประเมิน และแก้ไข มีความมุ่งมั่นในการแก้ไขปรับปรุง และหาแนวทางการปฏิบัติงานที่บรรลุคุณภาพสูงสุดอยู่เสมอ ไม่หยุดความพอใจอยู่กับความสำเร็จเดิม แต่ต้องมุ่งมั่นปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา

                5. มีการเสริมแรงเพื่อรักษาปรัชญา และวัฒนธรรมการดำเนินงานแบบ TQM ให้คงอยู่อย่างต่อเนื่อง

กิจกรรมที่นำ TQM มาประยุกต์ใช้ ในเชิงปฏิบัติ

                TQM (Total Quality Management)  ถือเป็นกลยุทธ์อย่างหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในทุก ๆ ด้าน  ปัจจุบันผู้บริหารระดับสูงขององค์กรหลายแห่งมีความประสงค์ที่จะนำ TQM  มาประยุกต์ใช้  ซึ่งผู้บริหารเหล่านี้หลายท่านได้ศึกษาปรัชญาและแนวคิดพื้นฐานของ TQM ไปบ้างแล้วแต่ยังไม่สามารถมองภาพในเชิงปฏิบัติได้อย่างชัดเจน  ดังนั้นบทความนี้จึงเป็นการแนะนำให้ผู้บริหารทราบโดยสังเขปว่าการนำ TQM  มาประยุกต์ใช้ในเชิงปฏิบัตินั้นควรจะมีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะต้องดำเนินการให้สอดคล้อง

usiness Process Re-enginerring (BPR)

      การแก้ปัญหาเนื่องจากสภาพการบีบคั้นที่องค์กรได้รับสามารถใช้เทคโนโลยีมาช่วย เช่น การทำ Business Process Re-enginerring (BPR)

      BPR คือ การคิดทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจดีขึ้นในแง่ต่างๆทั้งด้านคุณภาพ การบริการ รวมถึงความรวดเร็วของกระบวนการ จึงมีการนำ BPR เข้ามาปรับปรุงในองค์กร โดยจากเดิมที่มีปัญหา เช่น ศักยภาพของคนในองค์กรต่ำ หรือการบริหารภายในไม่รวดเร็วทำให้ภาพรวมขององค์กรโดยรวมถูกมองในด้านไม่ดี ทำให้องค์กรเกิดแรงกดดันตามมา ทั้งภายนอกและภายในจะถูกแก้ปัญหา โดย BPR

BPR กับการเพิ่มประสิทธิภาพให้ดียิ่งขึ้น ประกอบด้วย

1.ปรับปรุง cycle time

        หมายถึง เวลาที่พนักงานใช้ในการดำเนินการผลิตตามที่แต่ละคนรับผิดชอบในแต่ละรอบการทำงาน การปรับปรุง cycle time หรือการปรับปรุงการทำงาน เช่น ปรับปรุงกระบวนการผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ IT เข้ามาช่วย คือ ให้พนักงานรับเรื่องของลูกค้าแล้วค่อยจัดส่งไปตาม network ของตนเอง

2.สร้าง empowerment

       empowerment  คือการสร้างเสริมพลังของคนในองค์กรให้มีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้นการที่องค์กรจะประสบความสำเร็จได้นั้นก็จะต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจของทุกคน

3.สร้าง collaborative work

      คือการสร้างรูปแบบการทำงานร่วมกันของคนในองค์กรการในการทำงานร่วมกันจำเป็นจะต้องมีระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ทันสมัย ทำให้บุคคลสามารถทำงานอยู่คนละที่ (Remotely Connection) ซึ่งจะลด การติดต่อ สื่อสารแบบเผชิญหน้าโดยตรง จึงต้องอาศัยความเชื่อถือ (Trust) ระหว่าองค์การ กับบุคลากร ตลอดจนต้องให้อำนาจในการ ตัดสินใจ (Empowerment) แก่บุคลากรเพิ่มมากขึ้น

4.สร้าง team-based

      คือการทำงานเป็นทีมเพื่อให้งานที่ทำออกมานั้นเสร็จทันเวลา อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล หรืออาจเรียกว่าการทำงานแบบ team work

5.การผลิตแบบ Mass Customzation

      เป็นกลยุทธ์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมที่มีขบวนการผลิตที่มีกระบวนการซับซ้อน

6.ทำ restructuring

      หลายองค์การต้องการปรับโครงสร้างใหม่ให้สอดคล้องกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งาน เช่น การรื้อปรับระบบ (Reengineering)  การจัดองค์การแบบเครือข่าย (Network Organization)  การลดขนาดองค์การ (Downsizing)  หรือการจัดขนาดให้เหมาะสม (Rightsizing) เป็นต้น  เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการตอบสนองต่อโอกาสและการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นขององค์การเป็นกลยุทธ์ธุรกิจหนึ่งที่มีจุดประสงค์เพื่อปรับโครงสร้างทางธุรกิจ อาจเรียกว่าการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ก็ว่าได้

       จะเห็นได้ว่า จากแรงกดดันที่เกิดขึ้นจากสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกจะถูกแก้ไขปัญหาโดย BPR โดยการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงให้เกิดการพัฒนาขององค์กรในด้านขบวนการบริหารงานดีขึ้นและมีการรับมือกับแรงกดดันที่เข้ามาได้ดีขึ้น

เพราะเหตุใด IT จึงสามารถและมีความจำเป็น
ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)เข้ามาช่วยจัดการในทุกกระบวนการหลักของธุรกิจ ทั้งกระบวนการในแต่ละหน่วยงาน(Function) และกระบวนการระหว่างหน่วยงานทั่วทั้งองค์กร รวมทั้งการสื่อสารและเชื่อมโยงกับหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่องต่างๆดังนี้

1. การรวมข้อมูลข่าวสาร (information integration)
2. การปรับกระบวนการทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติ (automation)   หรืออาจจะช่วยปรับเปลี่ยนองค์กรให้เป็น E-business ได้
3. สามารถสื่อสาร การทำเครือข่ายองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และไม่แพง
4. สามารถประมวณผลข้อมูลจำนวนมากได้
5.  สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากได้
6. สามารถเข้าถึงข้อมูลจากทั่วโลกได้อย่างรวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่าย
7.  เพิ่มประสิทธิภาพประสิทธิผลต่อการทำงาน

แหล่งที่มา  >>>>http://www.kroobannok.com/32307