สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็คโทนิค การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย
ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน,เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย,คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่
ระบบ E-OFFICE เป็นโปรแกรม สำหรับบริหารงานในองค์กร,บริษัท online
ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต หรือ ใช้เป็น Network Intranet ภายในองค์กร ที่รวมระบบ CRM
และ ระบบงานบริหารภายในองค์กร ไว้ด้วยกัน ทำให้ได้ ระบบการจัดการงานในสำนักงาน ที่
มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ผู้บริหาร เห็นข้อมูลทุกส่วน เรียกดูเอกสารได้ทุกประเภทออนไลน์ realtime
มีระบบเก็บข้อมูลลูกค้าลงฐานข้อมูล integrateระบบงานทุกแผนก บนฐานข้อมูลเดียวกัน
ระบบงานเอกสารขาย-ซื้อ มีระบบอนุมัติเอกสารก่อนนำไปใช้งาน ,สั่งงานพนักงานผ่านระบบปฏิทินงาน
หรือ ระบบ Task ที่กำหนดผู้รับผิดชอบ และติดตามงาน รายงานผลการปฏิบัติ ได้ ชัดเจน และ ยั
งมีระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ E-Document ส่งเอกสาร หนังสือเวียน เซ็นรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รวดเร็ว ประหยัดกระดาษ (paperless) ลดค่าใช้จ่ายในองค์กร พร้อมทั้งระบบ เมล์ โพลล์ และ
กำหนดสิทธิการใช้งานของ user ได้อย่างอิสระ
ประโยชน์จากการใช้ e-Offfice
ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ e-Office และการหันมาใช้งานระบบนี้ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลัก ๆ เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร ทุกวันนี้มีเครือข่ายที่เป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์ เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าขององค์กรมากมาย การเพิ่มงาน e-Office จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามองค์กรก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน การจัดการเอกสารจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก สามารถสรุปได้ดังนี้
1.สั่งการ และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว
2.มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว
3.จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย และสืบค้นได้ง่าย ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน
4.การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก รวดเร็ว
5.ไม่จำกัดเวลาทำงาน และสถานที่
6.ลดขั้นตอนของการทำงาน
7.โปร่งใส
การนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบริหารการจัดการทำให้มนุษย์ทำงานได้เที่ยงตรง รวดเร็ว ไม่เหน็ดเหนื่อย ช่วยผ่อนแรงมนุษย์ ในด้านต่าง ๆเช่น ด้านการคำนวณ พิมพ์งาน บันทึกข้อมูล ประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานในแวดวงใด หากนำคอมพิวเตอร์เข้าช่วยงาน จะช่วยแบ่งเบาภาระงานได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยพัฒนคุณภาพชีวิต เช่น ช่วยในการเรียนรู้ ให้ความบันเทิง ให้ความรู้ และยังช่วยในการพัฒนางานด้านต่าง ๆให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้นอีกด้วยอันจะส่งผลให้ความเป็นอยู่ของมนุษย์ดีขึ้น
|
OIS. คือ อะไร
ระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS)
-สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศสำนักงาน.Office Information System (OIS)  1.ระบบการจัดการเอกสาร ได้แก่ การผลิตเอกสารและนำเสนอ -การประมวลคำ (Word Processing) -การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) -การใช้ตารางอิเล็คทรอนิคส์ (Electronic Spreadsheet) -งานด้านการเก็บข้อมูล (Database) -การนำเสนอผลงาน (Presentation) ระบบการประมวลภาพ(Image Processing System) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์ การทำสำเนาเอกสาร(Reprographics) เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว หน่วยเก็บข้อมูลถาวร(Archival Storage) ปัจจุบันเอกสารต่าง ๆ ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) เทปแม่เหล็ก 2.ระบบจัดการข่าวสาร ไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ (Electronic mail : E-mail) การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น . โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น XXX@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรี เช่น www.ikool.com www.yahoo.com www.hotmail.com กระดานข่าว(Web Board) การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail ) เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน โทรสาร (Facsimile) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์ 3.ระบบประชุมทางไกล การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกล โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้ โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม โทรทัศน์ภายใน (In house television) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น การทำงานทางไกล (Telecommuting) เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงานเพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม 4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน ระบบเครือข่าย(Network) -อินทราเน็ต (Intranet) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร -อินเทอร์เน็ต (Internet) คือ ระบบเครือข่ายผู้ใช้สามารถทราบข้อมูลที่ต้องการจากทั่วโลกได้โดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน ระบบแสงสว่าง แสงสว่างที่พอเหมาะจะมีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ดีขึ้นลดความเมื่อยล้าของดวงตาลง ระบบไฟฟ้า เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า (Voltage Stabilizer) เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line Conditioner) และเครื่องสำรองไฟ (Uninteruptable Power system) เป็นต้น ระบบรักษาความปลอดภัย หมายรวมถึง การป้องกันอัคคีภัย การโจรกรรม และการทุจริตในการทำงาน . เช่น อุปกรณ์ตรวจสอบผู้ที่ผ่านเข้า-ออก โดยใช้บัตรผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด การวางผังห้องทำงาน การวางผังอุปกรณ์สำนักงานและโต๊ะทำงานให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม มีลำดับโต๊ะตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น
แหล่งที่มา>>>
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น